Zu § 11 (Dokumentation der Meldungen)

Die Norm dient der Umsetzung von Artikel 18 der HinSch-RL.

Zu Absatz 1

Die bei der Meldestelle eingehenden Meldungen unterliegen einer umfassenden Dokumentationspflicht durch die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Zu Absatz 2

Die Regelung dient der Umsetzung von Artikel 18 Absatz 2 und 3 der HinSch-RL.

Zu Absatz 3

Die Regelung dient der Umsetzung von Artikel 18 Absatz 4 der HinSch-RL.

Zu Absatz 4

Nach Artikel 18 Absatz 2 bis 4 der HinSch-RL ist dem Hinweisgeber Gelegenheit zu geben, das jeweilige Protokoll, die Niederschrift oder das Gesprächsprotoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und es durch seine Unterschrift zu bestätigen. Die Bestätigung kann auch in elektronischer Form (§ 3a Absatz 2 Satz 2 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG), § 126a Absatz 1 BGB) erfolgen.

Zu Absatz 5

§ 11 Absatz 5 HinSchG setzt Artikel 18 Absatz 1 Satz 2 HinSch-RL um. Danach sollen Meldungen nicht länger aufbewahrt werden, als dies erforderlich und verhältnismäßig ist, um die von der HinSch-RL auferlegten Anforderungen oder andere Anforderungen nach Unionsrecht oder nationalem Recht zu erfüllen. Dabei wird durch die einheitliche Aufbewahrungsfrist Rechtssicherheit geschaffen.

Die Aufbewahrung der Dokumentation dient der Beweissicherung für mögliche Gerichtsverfahren und damit auch dem Schutz der hinweisgebenden Person. Eine flexible, einzelfall- bezogene Ausgestaltung würde die Verantwortung für den Zeitpunkt der Löschung der jeweiligen Meldestelle auferlegen. Ausnahmen im Sinne kürzerer Aufbewahrung wären dezidiert zu begründen und erhöhen damit den Aufwand für die Meldestellen. Diese kann jedoch im Einzelfall häufig nicht einschätzen, ob eine Dokumentation gelöscht werden kann oder nicht.

Eine dreijährige Aufbewahrungsfrist ist sinnvoll und angemessen. Sie orientiert sich an der regelmäßigen Verjährungsfrist (§ 195 des Bürgerlichen Gesetzbuches). Soweit Gerichts- verfahren laufen, muss eine Beweissicherung im Prozess rechtzeitig erfolgen. Die Frist wahrt auch die von der HinSch-RL vorgegebenen Balance, dass Meldungen nicht länger aufbewahrt werden, als dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Je mehr Zeit zwischen Meldung und einer Benachteiligung vergeht, desto eher wird eine Repressalie nicht auf die Meldung zurückzuführen sein.